Про що ця стаття?
Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.
Тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж — період, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»). А в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
Оцифрування трудових книжок триватиме п’ять років (із 2021 до 2026 року). Після цього дані внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібною. За бажанням працівник може зберігати її в себе або вести паралельно з електронною версією.
Які дані можна внести в електронну трудову книжку?
Відцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують ваш страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж. Окрім трудової книжки, це також можуть бути:
- документи про здобуття освіти;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток;
у разі втрати трудової: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Хто має вносити дані?
Це може робити працівник або роботодавець.
Як подати скан-копії документів?
Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду. Це може зробити працівник або роботодавець. Щоб додати документи, перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» і оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:
- скан-копія повинна бути кольорова;
- необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Як перевірити, чи моя трудова книжка вже оцифрована?
Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ).
Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із таких способів:
- за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо. Докладніше про те, як оформити електронний підпис, читайте на порталі Міністерства цифрової трансформації;
- за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
- через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
- за допомогою Дія.Підпис.
Я вже маю електронну трудову книжку, але в ній є дані лише з 2004 року
На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року. Це пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується в загальний страховий стаж працівника.
Якщо ваша трудова діяльність почалася до 2004 року, ви можете самостійно додати відповідну інформацію, надіславши скан-копії документів.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку, яка вона вже оцифрована?
Паперові трудові книжки будуть непотрібні з 2026 року. До цього часу краще зберігати свою, навіть якщо вона вже оцифрована.